Προσυνεδριακή Γραμματεία
- Η Γραμματειακή κάλυψη που υποστηρίζεται πλήρως μηχανογραφικά περιλαμβάνει:
- Αποστολή 1ης ανακοίνωσης, προκαταρκτικού και τελικού προγράμματος.
- Διεκπεραίωση αλληλογραφίας με Συνέδρους, Επίσημους προσκεκλημένους και άλλους εμπλεκόμενους φορείς Ελλάδος και Εξωτερικού.
- Συλλογή των δελτίων συμμετοχής των Συνέδρων, των Επιστημονικών εργασιών, και ταξινόμηση τους για κρίση από την Επιστημονική Επιτροπή.
- Διαχείριση εγγραφών των συνέδρων.
- Αρχειοθέτηση όλων των συμμετεχόντων και παρακολούθηση των οικονομικών τους υποχρεώσεων.
- Επικοινωνία και ενημέρωση των συμμετεχόντων ομιλητών για το τελικό Επιστημονικό πρόγραμμα του Συνεδρίου ( Ημέρα – αίθουσα – ώρα των ανακοινώσεων τους, κλπ.)
- Επιμέλεια για την κατασκευή και τοποθέτηση των Stands με τα Posters, σε ειδικό χώρο που θα επιλεγεί.
- Επιμέλεια κατασκευής και προμήθειας φακέλου-τσάντας Συνέδρων και διακριτικών σημάτων.
- Οποιαδήποτε άλλη παροχή υπηρεσιών που θα κριθεί αναγκαία από την Οργανωτική Επιτροπή και θα συμφωνηθεί στην έναρξη της συνεργασίας μας.
Γραμματεία κατά την διάρκεια του Συνεδρίου.
Στο χώρο του Συνεδριακού Κέντρου, εγκαθίσταται Γραμματεία επανδρωμένη από άτομα με γνώσεις Ξένων Γλωσσών και ενήμερα στις Δημόσιες Σχέσεις. Η διοργάνωση της Γραμματείας υποστηρίζεται από δίκτυο Η/Υ για την παροχή άμεσης ενημέρωσης και εξυπηρέτησης των Συνέδρων.
Δραστηριότητες της είναι
- Προετοιμασία-διαμόρφωση του Συνεδριακού χώρου, ειδικές σημάνσεις
- Προετοιμασία και διανομή όλου του έντυπου υλικού στους εγγεγραμμένους
- Εγγραφή νέων Συνέδρων
- Γραμματειακή εξυπηρέτηση των Συνέδρων. (Fax, E-mail Υπηρεσία μηνυμάτων, )
- Επίδοση Διπλωμάτων συμμετοχής.
- Συντονισμός/ όλων των επί μέρους τμημάτων (εποπτικά μέσα-προβολές, μεταφραστικά, )
- Φροντίδα για την εξυπηρέτηση των Συνέδρων στα διαλείμματα (καφέ, μηνύματα, meeting)
Γραμματεία μετά το Συνέδριο
Μετά το τέλος του Συνεδρίου και για όσο διάστημα χρειασθεί, παρέχονται υπηρεσίες Γραμματείας για την ολοκλήρωση ορισμένων ενεργειών όπως:
- Αποστολή ευχαριστήριων επιστολών
- Αποστολή βεβαιώσεων συμμετοχής
- Δημιουργία βιβλίου τύπου με τις δημοσιεύσεις που αφορούν το Συνέδριο
- Παράδοση οικονομικού απολογισμού
